簡介

　　1984年1月學院歸鐵道部建制，更為名為石家莊鐵道學院。對軍隊時期的檔案進行鑒定整理后，分兩批向軍委檔案館移交永久檔案和部分定期檔案共342卷。 　　1984年7月在原保密室的基礎上，改設文書檔案室，編制2人，隸屬院辦公室。主要職責為文書檔案的收集、整理、保管、利用和行政口的文件收發以及全院文書處理工作。1986年初，原屬黨委辦公室的黨口文件收發工作劃歸文書檔案室，屆時編制為3人。從1987年始，學院為檔案工作設立專項經費，院辦公室所屬的打字室、收發室接受文書檔案室領導。1986年開始向實行檔案集中統一管理邁進，檔案室會同業務部門清理歷年來的會計檔案資料，截至1988年4月，共立卷歸檔會計檔案2012卷，房產檔案98卷，科研、出版物檔案22卷，設備檔案20卷。1988年6月文書檔案室改稱為綜合檔案室，編制2人。文書處理工作與檔案工作撥離，和打字室一起劃歸到院長辦公室新成立的秘書科，收發室則劃歸院長辦公室新成立的行政科。 　　1994年成立史志辦公室，1996年第十一次院長辦公室會議決定院史志辦公室設在綜合檔案室，在業務經費中例專項，用于聘任離退休人員。 　　2000年3月根據國務院調整學校管理體制的決定，石家莊鐵道學院被調整為“中央與地方共建，以河北省管理為主的普通高等學校”。7月院綜合檔案室向鐵道部檔案館、中國建筑總公司檔案館分別移交1985-1999年文書、會計、科研、房產永久檔案案卷目錄和卷內目錄，以及全宗說明各1份。 　　2001年4月綜合檔案室更名為檔案館，編制3人。2004年檔案館業務與經費獨立，掛靠院長辦公室，下設史志辦公室。 　　為實現檔案工作的制度化、規范化，從1985年起，陸續制定了文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、教學檔案、研究生檔案的管理規定和檔案借閱、保密、銷毀、庫房管理等項制度。 　　隨著學校工作的不斷發展和變化，檔案工作的各項規章制度也在不斷的修改和完善，1999年和2004年2次對文書檔案管理辦法和歸檔范圍進行了修定，2006年又對聲像檔案管理辦法進行了修定。 　　隨著各項制度的建立健全，保障了檔案工作科學、有序地發展，為進一步健全教學檔案，1989年5月對來自各系本科優秀畢業生設計進行了鑒定整理，9月接受教務處教材科的130本自編教材。從1999年起，原歸入文書檔案的“高校新生錄取名冊”、“畢業生卡片”、“試卷”等類檔案劃歸教學檔案，并設專人管理。 　　1990年10月在教務處電化教研室設聲像檔案分室（保管錄音、錄像資料）。1990年11月至1991年10月，接收1950年-1970年像片底片，檔案專職人員組織了學校不同時期的老職員，對2000余張底片進行鑒定，選出1700余張進行選印，并對照片中的內容、人物、地點、時間、攝影作者逐一注卡說明，填補學校檔案的又項一空白。2006年10月原音像檔案分室的1748盒錄像帶全部移交檔案館，分室從此取消。 　　1990年開始實行檔案業務部門立卷制度，為保障案卷質量，檔案部門采取從立卷源頭抓起的方式。一、建立一支相對穩定兼職檔案員隊伍并對其集中業務培訓；二、專職檔案人員在每年立卷歸檔期，下到各立卷部門逐一指導；三、每年初向全校公布上一年度各部門立卷歸檔有關情況，以此提高兼職檔案員的責任心和積極性。18年來始終如一，20余人的兼職檔案隊伍也保持至今。從每年立卷歸檔幾百卷，發展到近5年每年立卷歸檔1千余卷。數量成倍的增加，立卷質量也得到了保障。 　　學校檔案館始終以服務為宗旨，為了進一步搞好檔案提供利用工作，就為用戶服務中出現的查找困難，有針對性的編制檔案檢索工具和編研工作，1988年編制了“機構編制”、“人員任免”、“職稱評聘”等專題索引，在此基礎上1998年又研制了“人員任免”、“職稱評聘”兩項專題索引的計算機管理軟件。隨著檔案服務范圍的擴大和服務對象重點轉移，2005年研制了“畢業生成績卡片中譯英”計算機管理軟件。購置了“高校檔案網絡管理”軟件一套 　　利用檔案與史志工作的特殊關系，挖掘、開發檔案信息，搞好檔案編研，1990年編寫完成了《1950-1990年石家莊鐵道學院簡史》、1996年編寫完成了《1950-1996年石家莊鐵道學院院志》，并從1992年開始每年編纂年鑒，至今已編纂完成16年年鑒。于此同時還為《共和國歷程》、《共和國輝煌五十年》、《中國大學校長名典》、《中國鐵路教育史》、《中國鐵路志》、《河北省高校五十年通鑒》、《河北教育年鑒》等歷史性著作提供資料。軟件與編研的開發，大大滿足了不同群體，不同服務對象對檔案信息的需求。目前每年提供利用檔案2000余件次，比1999年增加近4倍。2006年提供利用檔案2389件次，復印檔案22753張，創歷史最高紀錄，其中為當年的本科教學水平評估提供文字性檔案2036份，提供照片檔案500張。每年為學生就業、考研、留學提供學歷證書占全年提供數百分之七十。在維護學院資產利益、校慶、教學管理、住房改革、醫療保險、校內工程建設、學科建設、各項工作評估等工作中，檔案均發揮了重大作用。 　　1998年底檔案館搬入新的辦公樓，面積150.96平方米，購置了60節密集柜和音像檔案防磁柜，更換了復印機、加濕機等設備 。2008年檔案館面積增加至288.64平方米；添置了40節密集柜、底圖柜和木質音像檔案裝具；具備了2室（辦公室、閱覽室）加庫房的設施要求。 　　現館藏共35788卷；有文書檔案2759卷，其中永久942卷，長期1198卷，短期619卷；會計檔案分為35個賬套，共10750卷；教學檔案含新生錄取名冊、試卷、畢業卡片、研究生卡片、優秀畢業設計（論文）、自編教材和教學評估產生的專項檔案共2922卷；科研檔案114卷；出版物檔案194卷；房產檔案398卷；設備檔案174卷；人事（死亡人員）檔案91卷；資料18386卷。音像磁帶1524盒；光盤144張；3.5寸軟盤10張；照片2671張。收集（未加整理）實物檔案56件。保存有國家、軍隊領導人和院士、校友題詞48張。館內數據庫已輸入4千多卷的數字信息。 　　檔案館2007年被河北省教育廳評為“檔案工作先進單位”，2000年被中國建筑總公司評為“史志工作先進單位”，2003年被教育廳評為“年鑒編纂工作先進單位”。2006年6月河北省高校檔案學會成立，石家莊鐵道大學加入了學會，學校檔案館負責人被選為常務理事。^[1]